Como sair do Simples Nacional (e quando isso compensa)

Sair do Simples Nacional por vontade própria é possível, e em alguns casos economiza imposto. Mas existe uma regra de prazo que decide tudo: a comunicação feita em janeiro vale para o ano em curso; feita em qualquer outro mês, só vale a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.

Ou seja, quem descobre em maio que o Simples não é o melhor regime vai conviver com ele até dezembro. Por isso essa decisão precisa ser tomada no fim do ano anterior, não no meio do caminho.

Quando a saída realmente compensa

O Simples é simples, mas nem sempre é o mais barato. Os sinais mais comuns de que vale simular a migração:

• Sua atividade está no Anexo V com Fator R baixo. Pagar 15,5% de alíquota nominal sem conseguir migrar para o Anexo III costuma ser pior que o Lucro Presumido. Confira antes se o Fator R não resolve o problema.
• Sua margem real é menor que a presunção. No Lucro Presumido o imposto incide sobre uma margem presumida. Se a sua margem efetiva é menor que essa presunção, você pode até pagar mais. Mas se for maior, a conta pode virar a seu favor.
• Você tem muito crédito de PIS e COFINS. No Simples esses créditos se perdem. Empresas com muitas compras tributadas podem se beneficiar do regime não cumulativo.
• Seus clientes são empresas que querem crédito. No modelo B2B, o crédito que você transfere pode virar argumento comercial, e isso ganha peso com a Reforma Tributária.

O prazo, em uma tabela

Como não existe troca de regime no meio do ano, o planejamento precisa acontecer no último trimestre do ano anterior. É nessa janela que se faz a simulação, se compara os regimes e se decide.

Passo a passo da comunicação

• Acesse o Portal do Simples Nacional com conta gov.br ou certificado digital.
• Escolha a opção de comunicação de exclusão por opção do contribuinte.
• Confirme a empresa e a data de efeito, conforme a regra de prazo acima.
• Guarde o recibo. Ele comprova a data da comunicação.
• Combine com o contador a estrutura do novo regime antes de a mudança entrar em vigor.

Saída por opção é diferente de exclusão obrigatória

Vale separar bem as duas situações:

• Por opção: você decide sair. Prazo e efeito seguem a regra de janeiro explicada acima.
• Obrigatória: acontece quando a empresa ultrapassa o teto de R$ 4,8 milhões ou incorre em alguma vedação do regime. Nesse caso, a comunicação tem prazo próprio e o efeito pode ser imediato. Veja o que acontece ao passar de R$ 4,8 milhões.

Se a ideia é sair para recolher IBS e CBS pelas regras gerais, atenção: não é preciso sair do Simples para isso. Existe a opção pelo regime regular desses dois tributos sem deixar o regime, e ela se decide na janela de setembro. Antes de comunicar a saída, compare em Simples Nacional 2027: a opção mudou para setembro.

O custo que ninguém coloca na conta

Ao sair do Simples, a empresa ganha obrigações acessórias: ECF, ECD, EFD-Contribuições, apurações separadas. Isso significa mais horas de contabilidade, e normalmente um honorário maior.

Esse custo precisa entrar na simulação. Uma economia de R$ 800 por mês em imposto que vem acompanhada de R$ 600 a mais de honorário e mais risco operacional talvez não valha a mudança.

Resumo

• Comunicação em janeiro vale para o ano corrente. Nos outros meses, só no ano seguinte.
• A saída é feita pela empresa no Portal do Simples Nacional.
• Compensa avaliar quando há Anexo V com Fator R baixo, margem alta ou muito crédito de PIS e COFINS.
• Inclua na conta o custo das novas obrigações, não só o imposto.

Perguntas frequentes

Este conteúdo é informativo e educativo, não substitui a orientação de um contador. A legislação tributária muda com frequência, então confirme sempre a situação específica da sua empresa com o responsável técnico.